Remote Arbeiten, ein Kubix Digital Experiment

In Zeiten, in denen viel von "Millenials at Work", "Remote Work" und "Flexibles Arbeiten" gesprochen wird, wollten auch wir bei Kubix Digital einmal testen, wie es denn so ist, wenn das ganze Team "remote" arbeitet. Um eventuelle positive und negative Aspekte des "remote" Arbeitens besser zu verstehen und vor allem besser zu erleben, entschieden wir uns für eine ganze Woche unser Istanbul Büro zu schliessen.

Bevor wir unser Experiment „Remote Woche“ starteten, wollten wir eher eine ruhigere Arbeitswoche auswählen in der es weniger Kundeninteraktionen, wie Meetings, Anrufe und E-Mails gibt. Aus diesem Grund hatten wir uns entschieden das Experiment in der letzten Augustwoche zu machen, da es bereits aufgrund eines Feiertags eine kurze Woche war und es mitten in der Sommerferienzeit lag. Wir waren gespannt, wie eine Woche flexibles Arbeiten sich auf das Team auswirkt und etwaige Veränderungen im Arbeitsprozess entstehen könnten.

Bevor es los ging, haben wir unserem Team eine E-mail mit nützlichen Tipps, Tricks und wichtigen Informationen rausgeschickt, die als Vorbereitung für die Woche dienen sollte. Den Inhalt dieser E-mail möchten wir auch hier teilen.

Wie bereite ich mich auf das „Remote Arbeiten“ vor?

  • Wenn Du an einem Hangout oder Skype-Call teilnimmst, sorge bitte dafür, dass Du eine gute Internetverbindung zur Verfügung hast, die eine störungsfreie Kommunikation gewährleisten kann. Des weiteren sorge bitte dafür, dass Du Dir eine ruhige Ecke suchst und wenn Du magst, Kopfhörer mit Mikrofonfunktion nutzt, um bessere zu verstehen und verstanden zu werden.
  • In dieser Woche ist die Kommunikation untereinander das A und O, um einen reibungslosen Ablauf zu haben. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass das Team sich gegenseitig auf dem Laufenden hält, das jeder Einzelne seinen To-Do‘s auf Asana nachgeht, über Slack miteinander kommuniziert und seinen Kalendar zur Tagesplanung hinzuzieht, sowie diesen fortlaufend aktualisiert.
  • Richte Dir zu Hause einen „Arbeitsbereich“ ein - auf diese Weise ist es einfacher, sich in den "Arbeitsmodus" zu versetzen.
  • Du kannst Dich gerne mit Deinen Teamkollegen treffen, um gemeinsam zu arbeiten. Wo ihr das macht ist Euch überlassen, das geht quasi überall, seid kreativ & produktiv!
  • Bitte haltet weiterhin unsere internen Wochen-Teammeetings ab, die wir für unsere Kundenprojekte nutzen. Details dazu sind wie immer im Kalendar aufgeführt.

Beste Arbeitsmethoden fürs Remote-Arbeiten

  • Remote Work bedeutet flexibles Arbeiten, d.h. Du musst nicht von 9:00 - 18:00 Uhr zu Hause sitzen, aber sei dennoch für Dein Team immer telefonisch, über Slack usw. erreichbar. Versuche, die für Dich effizientesten Arbeitszeiten zu finden. Überlege Dir, welche Zeiten für Dich am Effektivsten sind und versuch zu koordinieren, welche Arbeit Du zu welcher Zeit machst, je nachdem wie es für Dich am Besten Sinn macht.
  • Beantworte Deine Slack-Nachrichten, E-Mails usw. so schnell wie möglich, damit andere Teammitglieder nicht auf Dich warten müssen, um in einem Projekt weiterzukommen.
  • Da die von uns gewählte Woche an und für sich eine Woche mit wenig Kundenkommunikation sein wird, empfehlen wir Dir, Aufgaben zu machen, die ansonsten wegen der täglichen Arbeitsroutine bei Zeiten aufgeschoben wird. Zu diesen Aufgabenfeldern gehören beispielsweise Blog-Posts zu schreiben, Dich weiterhin und fortlaufend fortzubilden und Deine AdWords-Zertifizierungen zu bestehen. Jedoch ist es in diesem Zusammenhang wichtig, uns davon in Kenntnis zu setzen, woran Du in dieser Woche arbeiten wirst, damit wir bei Bedarf helfen können Prioritäten zu setzen.

Wir haben auch diesen tollen Artikel über effizientes Remote-Arbeiten mit Tipps und Tricks mit allen geteilt.

Nicht zu vernachlässigen ist folgendes Thema:

Sicherheit – Wie Man Sicher Remote Arbeitet

Es gibt einige Dinge, die man beachten sollte, wenn man remote arbeitet.

1. Wifi Hotspots und öffentliche Wifi's sind nicht sicher

Dies ist generell der Fall und nicht nur ein Thema, welches remote arbeiten im spezifischen betrifft; öffentliche Wifi's sind nicht sicher. Sie können leicht gehackt werden und sogar ein Anfänger-Hacker kann eure Internetverbindung herausfinden, Deine Internetkommunikation abfangen und abhören. Public-Wifi wie zum Beispiel bei Starbucks, Caffe Nero oder andere öffentliche und kostenlose Wifi-Netze in der Innenstadt, U-Bahn, Bus-Stationen etc. sind leichte Beute für Hacker.

Wenn Du in einem öffentlichen Café arbeiten willst, wähle am besten eins, das nicht so voll ist.

Sei vor allem vorsichtig, wenn Du bei einer nicht gesicherten Internetverbindung Banktransaktionen- oder andere private Sachen durchführst, die nicht jeder mitkriegen sollte.

Es ist besser, eine Verbindung zu einem WLAN herzustellen, das nicht für die Öffentlichkeit zugänglich ist (welches zum Beispiel eine SMS- oder E-Mail-Registrierung erfordert), sondern nur für die Wifi-Kunden selbst (das zum Beispiel ein spezifisches Wifi-Passwort beinhaltet, was man nur vom Café-Personal erhalten kann).

Wenn Du online bist, dann beachte bitte folgende Punkte:

2. Deaktiviere jegliche Online-Freigabe auf Deinem Laptop und bei einem MacBook Airdrop.

Wenn Du einen MacBook benutzt, sorge bitte dafür das unter Systemeinstellungen> Freigabe > ... keine Sharing/Freigabe-Box ausgewählt ist - und bitte schließe die Airdrop-Freigabe!

3. Wenn Du Deinen Laptop verlässt, klappe es bitte zu und schalte es aus.

Wenn Du Deinen Laptop kurzzeitig unbeaufsichtigt lassen musst, stelle sicher, dass es geschlossen ist und man ein Passwort zum Entsperren benötigt.

Sorge bitte dafür, dass Dein Laptop nicht fur längere Zeit unbeaufsichtigt rumliegt und so leichte Beute für Diebe darstellt. Wenn Du eine Apple-ID hast und Du diese für Dein eigenes Apple-Gerät verwendest, kannst Du auch “Finde meinen Mac“ für diese Arten von Diebstählen aktivieren. Hierfür einfach dein iCloud auf dem Mac aktivieren und „Finde meinen Mac“ öffnen.

4. Achten auf Bildschirm-Gaffer

Suche an einem öffentlichen Ort nach einem Bereich, wo Dein Bildschirm nicht von jedem Anderen einfach zu sehen ist. Es sollte niemandem die Gelegenheit geliefert werden, persönliche oder berufliche Informationen von Dir und Deinem Job zu ersehen, um nachträgliche Probleme zu vermeiden. Gib Gaffern keine Chance!

Nachdem alle Vorbereitungen getroffen waren und alle erdenklichen Fragen beantwortet und verschiedenste Punkte erörtert wurden, waren wir alle bereit für dieses spannende Remote Work Experiment.

Was wir alles in dieser Woche erlebt haben, werden wir in weiteren Blog-Posts teilen. Keine Sorge ;)

Keep Moving
Keep Moving

Da wir als Kubix Digital dieses Jahr auch unser Büro in Berlin aufbauen, haben Holly & Safak in dieser Woche aus Berlin gearbeitet. Weiterhin in Europa befand sich unsere liebenswerte Jolien. Sie arbeitete aus Holland, plus 3 weitere Kubixer, die aus beliebten Feriengebieten der Türkei arbeiteten. Der Rest bevorzugte es, von zu Hause aus oder in Cafés in Istanbul zu arbeiten, um ein bisschen der Büroatmosphäre zu entkommen. Summa Summarum waren wir quasi überall verteilt und, um es vorweg zu nehmen können wir schon mal sagen, dies war eine einzigartige Erfahrung.

Nach unserem „Remote Arbeitsexperiment“ waren wir wieder alle gemeinsam im Büro und wir haben uns wirklich gegenseitig vermisst.

An dieser Stelle möchten wir auch noch kurz die Vor-und Nachteile zusammenfassen, die wir gesammelt haben. Weiterhin gibt es auch hier und da einige lustige Geschichten, denen wir hier Platz geben möchten.

Was sind die Vor- und Nachteile der Remote-Arbeit?

Fangen wir zunächst erst mit den Vorteilen an.

Vorteile von Remote Work

  • Zeit und Geld sparen. Da die meisten von uns in Istanbul waren, haben wir es genossen, dass wir nicht zur Arbeit pendeln mussten und unterwegs sinnlose Zeit verloren haben. Ein weiterer Vorteil für einige war auch, dass sie Geld gespart haben fürs Fahren, Parken, Mittagessen usw.
  • Mehr Schlaf. Wer würde das nicht mögen? Toller Nebeneffekt der 1-2 Stunden längeren Schlafens: Besseres Konzentrationsvermögen und mehr Energie.
  • Weniger Ablenkung. (Für einige war das Gegensätzliche der Fall, aber mehr dazu später)
  • Flexibilität während der Arbeit. Die Möglichkeit, an verschiedenen Arbeitsplätzen zu arbeiten ist von großem Vorteil. Ein paar Stunden im Garten sitzen, am Pool arbeiten usw.
  • Flexibel sein, wenn man arbeitet. Einige bevorzugen es sehr früh aufzuwachen, da sie morgens am effizientesten arbeiteten. Wiederum andere mussten tagsüber größere Pausen machen und arbeiteten daher weiter in den späteren Abendstunden oder machten eine „Nachtschicht“.
  • Erhöhte Konzentration und Produktivität. Die meisten von uns bemerkten, dass ihre Arbeitstage viel länger waren, sobald sie begannen sich zu konzentrieren und sich in Ihrer Umgebung wohlfühlten. Dies beweist, was wir vorher in diesem Artikel über das „Homeoffice-Dasein“ gelesen haben, und war, dass flexibles Arbeiten oft zu längeren Arbeitszeiten führt.
  • In Pyjamas arbeiten & ungeschminkt am Laptop sitzen. – Dies war auch mein Favorit, weil ich von meinem Arbeitsplatz aus in 2 Minuten am Strand war, konnte ich mich so kurz von der 40 Grad Hitze abkühlen und dann weiterarbeiten.
  • Erhöhtes Selbstvertrauen. Die Möglichkeit, Arbeitsabläufe selbst zu planen und zugleich dieselbe Arbeitsdisziplin auch zu Hause durchzuziehen, gab einigen Teammitgliedern mehr Selbstvertrauen.
  • Einfach ein gutes Gefühl! Obwohl wir alle an verschiedenen Standorten waren, konnten wir über Google Hangouts und #Slack hinweg ständig in Verbindung bleiben und gemeinsam effektiv und zugleich effizient arbeiten.


Nachteile des Flexiblen Arbeitens

  • Vermissen des Büros und der Kollegen. Es war komisch, nicht physisch an einem Ort gemeinsam zu sein. Trotz aller technologischer Fortschritte fürs gemeinsame Arbeiten, gibt es immer noch keine Umgebung, die perfekt für Teamarbeit ist. Wir fanden es um Beispiel schwierig, Projekte gemeinsam zu diskutieren. Natürlich vermissten wir auch unsere TGIFs und spontanes Kaffee-Trinken.
  • Fehlender Bürokomfort. Hier bei Kubix Digital haben wir alle einen zweiten Bildschirm, den wir während des Home Office Arbeitens vermisst haben. Außerdem fehlte uns der allzeitbereite Kaffee, ein bequemer Stuhl und Tisch waren Dinge, die einige von uns vermissten.
  • Ablenkungen. Arbeiten von einem Café oder einem öffentlichen Ort kann durchaus viele Ablenkungen verursachen. Du solltest also den Ort, an dem Du arbeiten möchten, im Vorfeld besser erforschen, um dies zu vermeiden. Für einige von uns gab es nicht so viele Ablenkungen, aber die meisten kämpften mit Verwandten in der Wohnung, Kindern zu Hause, oder wie eine frisch verheiratet im Team zugab, verfiel sie dem Drang ihr neues zu Hause zu dekorieren. Was mich betrifft, meine 4-jährige Tochter fand das „Remote“ Arbeitssystem super. Sie war so glücklich, mich die ganze Zeit zu sehen, dass sie ich nicht, auch nur für 5 Minuten, alleine in einem Raum sein konnte und obwohl sie den ganzen Tag hätte am Strand toben und im Meer schwimmen können. Stattdessen saßen wir Seite an Seite bei 45 Grad im Haus, ich am Computer, sie mit Ihren Barbies. Also, für mich war es eine besondere Herausforderung, so dass ich meine Arbeitszeiten oft auf nachts oder früh morgens verschieben musste!
  • Zeiteinteilung. Wenn Du zur Kategorie „Schluderer“ gehörst und Schwierigkeiten hast, Deine Arbeit zu priorisieren, wird Remote Work für Dich nicht leicht sein, da es niemanden gibt, der Dir sagt, was Du zuerst erledigen solltest oder wann man mit etwas anfängt. Mit Remote-Arbeiten ist das tägliche und wöchentliche Planen und das Finden Deiner effizientesten Stunden noch wichtiger.
  • Technische Probleme. Wenn Du Probleme mit der Internetverbindung hast, langsames Internet oder sogar einen Stromausfall hast, kannst Du in Schwierigkeiten sein und löst natürlich Dauerstress aus. Am ersten Tag unserer Remotewoche hatte eine unserer Teamkolleginnen genau dieses Problem. Sie war an einem Ort, die von Zeit zu Zeit von Stromausfall betroffen war. Klingt komisch für Dich? Nun, das haben wir manchmal in der Türkei. Unsere Kollegin hatte ein schlechtes Gewissen, das Kick-Off-Meeting notgedrungen zu verpassen, so dass wir es auf eine spätere Stunde verschoben haben, damit auch dran teilnehmen konnte. Jetzt lachen wir natürlich gemeinsam darüber, aber sie war an diesem Tag den Tränen nah.

Aufgrund dieser Erfahrungen haben wir uns entschlossen, unser Semi-Flex-Remote-System vorerst mit KRW (Kubix-Remote-Wednesday) einfach weiter zu führen, um jedem die Möglichkeit zu geben, von überall aus arbeiten zu können. Unser Ziel ist es hiermit, dass alle an ihren eigenen Zeitmanagementfähigkeiten arbeiten und sich an diesem Tag auf Aufgaben konzentrieren, die sie alleine und in Ruhe besser machen können - wie zum Beispiel das Schreiben von Blogposts (wie ich es gerade jetzt an meinem Remote Tag mache), über unsere Branche weiterbilden oder an Strategiepräsentationen arbeiten und so weiter.

Wir bei Kubix Digital sind also bereit für die "Angestellten der Zukunft". Hier noch eine nette Infografik, die gut zu diesem Kontext passt:

Evolution des Angestellten
Evolution des Angestellten

Wenn Du Deine eigenen Erfahrungen mit flexiblem Arbeiten mit uns teilen möchtest, dann lass es uns doch im Kommentarbereich wissen. Wir freuen uns darauf, sie zu lesen.

Bis dahin: Viel Spaß am Arbeiten, von wo auch immer oder in welcher Form auch immer!

Bonus-Gif - Unten :)

Kubix Remotes Arbeiten
Kubix Remotes Arbeiten
Pınar Ünsal
10 Sep. 2018

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